Videokonferenz am PSI

Anleitungen zu

Servicestatus

Webex Teams (in Betrieb):

Ab sofort steht Cisco Webex Teams zur Verfügung. Die Applikation wird heute 24.03.2020 automatisch auf alle als Officerechner registrierten Systeme sowie Systeme ausserhalb von PSI (z.B. im Home Office) verteilt. Für alle übrigen Windows Client Systeme finden Sie "Webex Teams" zur Installation im Softwarekiosk (nur am PSI möglich). Die Verteilung startet automatisch und ist abgeschlossen, wenn Sie das Symbol "Webex Teams" auf dem Desktop sehen. Informationen zur Nutzung von WebEx Teams finden Sie auf dieser Seite im Kapitel "Nutzung von Cisco Webex Teams".

Wichtiger Hinweis für Benutzer/Rechner im Homeoffice:

Die Installation kann aufgrund technischer Limitierungen nicht stattfinden, während Sie mit VPN verbunden sind.
Bitte trennen Sie die VPN Verbindung und lassen Sie den Rechner mit dem Internet verbunden für ca. 30min.

Aufruf an die Benutzer:

  • Nutzen Sie den neuen Service in der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und nehmen Sie sich etwas Zeit um die zugehörige Dokumentation zu lesen und sich mit der neuen Lösung vertraut zu machen.
  • Melden Sie auftretende Probleme an den IT ServiceDesk (http://css.psi.ch/).

Vidyo (abgekündigt):

"Vidyo" wurde abgelöst durch "Cisco Webex Teams" und wird auf Ende 2020 ausser Betrieb genommen.
Uns sind Kapazitätsengpässe mit Vidyo bekannt. Die Fehlermeldung in einer solchen Situation lautet "All lines are busy".

Einleitung

Im Kontext vom stärkeren Umweltbewusstsein der Unternehmen und den sich verändernden Arbeitsformen durch z.B. zunehmendes mobiles Arbeiten nehmen Videokonferenzen einen immer grösseren Stellenwert in der Arbeitswelt ein. Videokonferenzen können z.B. eingesetzt werden, um die Anzahl Dienstreisen zu reduzieren und tragen neben dem Einsparen von Reisekosten auch zu einer Reduktion des CO2-Ausstoss des Unternehmens bei.

Servicebeschreibung

Die Abteilung Informationstechnologie (AIT) betreibt einen Videoconferencing (VC) Service bestehend aus den folgenden Servicekomponenten:

  • Infrastruktur in ausgewählten Sitzungszimmern (sog. «Huddle Rooms»)
  • Videoconferencing Software «Vidyo» (installierbar über den Softwarekiosk)
  • Leihgeräte für temporäre Nutzung in Büros oder Sitzungszimmern
  • Zubehör für die regelmässige Nutzung durch Power Users im Büro
  • Support für die standardisierte Infrastruktur

Infrastruktur in Sitzungszimmern («Huddle Rooms»)

Ausgewählte Sitzungszimmer am PSI sind mit Hardwareinfrastruktur für die Durchführung von Videokonferenzen ausgestattet. Die Infrastruktur besteht aus 65 Zoll Displays und deiner Sound-Bar mit integrierter Kamera/Mikrofon. Die Installation ist auf die Nutzung mit Notebooks/Tablets und einer Videoconferencing Software ausgerichtet. Die Räumlichkeiten sind optimiert für die Übertragung eines lokalen Teilnehmerkreises von bis zu 6 Personen (sog. «Huddle Rooms»). Weitere Merkmale:

  • Zur Nutzung wird ein eigenes Notebook benötigt
  • Sie benötigen ggf. einen Adapter zum Anschluss des Displays (HDMI)
  • Die Videoconferencing Hardware kann mit der Standard VC Software («Vidyo») verwendet werden als auch mit nicht durch die AIT unterstützter Drittsoftware («Bring your own videoconferencing»).

Videoconferencing Software (Vidyo)

Als Standard Desktop Videoconferencing Software wird Vidyo von unserem Partner «Switch» als co-sourced Service bereitgestellt und durch die Abteilung Informationstechnologie (AIT) unterstützt.

Vom Standard abweichende Videoconferencing Software (Skype, WebEx, Adobe, …) kann mit der verfügbaren Hardware verbunden werden, wurde jedoch nicht getestet. Sollten hierbei Störungen auftreten, nehmen Sie Kontakt mit dem Softwarehersteller auf. AIT empfiehlt den Einsatz der Standardlösung «Vidyo».

Leihgeräte (portable Lösung)

Für die gelegentliche Durchführung von Videokonferenzen ausserhalb der ausgerüsteten Sitzungszimmer (z.B. im eigenen Büro/Sitzungszimmer) können portable Lösungen ausgeliehen werden. Die Geräte sind beim IT ServiceDesk sowie den IT Supportzentren West und Ost verfügbar und sind ebenfalls für eine maximale lokale Teilnehmeranzahl von 6 Personen ausgelegt.

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Weiterführende Produktinformationen zu «Logitech Connect» finden Sie unter diesem Link.

Zubehör (portable Lösung)

Für die Durchführung von Videokonferenzen am Arbeitsplatz oder für die häufige Nutzung in Sitzungszimmern, ist folgendes Zubehör mit dem Suchwort "Videokonferenz" im
Lagerkatalog verfügbar:

  • Headset (USB, Bluetooth)
  • Logitech WebCam USB (für Montage an Desktop Bildschirm) 
  • Logitech ConferenceCam Connect (tragbares VC System)
  • Adapter
    • USB-C auf USB A (Tablets)
    • DisplayPort auf HDMI (Notebooks)
    • MiniDisplayPort auf HDMI  (Tablets)

Serviceverfügbarkeit

Servicezeiten

Die Verfügbarkeit der Infrastruktur/Support für diesen Service wird während den folgenden Zeiten gewährleistet:

Montag - Freitag von 8.00 Uhr - 17.00 Uhr (Reaktionszeit: best effort)

Standorte Sitzungszimmer (Huddle Rooms)

Die folgenden Sitzungszimmer am PSI sind mit Videokonferenz Hardware ausgestattet:

  • OHSA/B19
  • OVGA/102
  • OVGA/412
  • WSLA/105
  • WBBA/003

Vor Ort vorhandene Ausstattung/Anschlüsse:

  • 65 Zoll Display
  • Fernbedienung Display
  • Fernbedienung Soundbar (Kamera/Mikrofon/Lautsprecher)
  • HDMI (Anschluss des Displays)
  • USB (Anschluss der Kamera/Mirkofon/Lautsprecher)
  • Netzwerkkabel (Einsatz von WLAN ebenfalls möglich)
  • Displayadapter

Ausstattung zusätzlicher Standorte

Sollten Sie Bedarf nach zusätzlichen Standorten haben, wenden Sie sich via ServiceNOW an den ServiceDesk. Voraussetzungen für die Ausrüstung eines Standortes mit Videoconferencing Infrastruktur sind:

  • Entsprechender Bedarf und Auslastung der bestehenden Standorte
  • Zu 100 % öffentlich buchbares Sitzungszimmer
  • Automatische oder durch ein Sekretariat moderierte Reservation über Outlook
  • Bereitschaft, Reservationen für Videokonferenzen im Konfliktfall zu priorisieren
  • Eignung des Standortes (Grösse, Lichtverhältnissen,…)

Die Videokonferenzinfrastruktur sollen durch alle PSI Mitarbeiter genutzt werden können.  Die zentral unterstützte Infrastruktur wird daher ausschliesslich in ausgewählten öffentlichen Sitzungszimmern bereitgestellt.

Videokonferenz durchführen

Folgende Punkte sollten Sie bei der Durchführung einer Videokonferenz beachten.

Vorbereitungen

  • Termin festlegen
  • Leihnotebook beschaffen, falls kein eigenes Notebook vorhanden
  • Besorgen notwendiger Displayadapter
  • Videoconferencing Software «Vidyo» installieren
  • Einladungen versenden (z.B. per E-Mail)
  • Reservation der Sitzungszimmer (bei Verwendung der Huddle Rooms)
  • Reservation der Leihgeräte (bei Bedarf)
  • Testverbindung durchführen

Sitzungszimmer (Huddle Room)

  • Notebook/Tablet via HDMI Kabel mit dem Display verbinden
  • Videokonferenz Sound Bar über USB A Kabel mit Notebook/Tablet verbinden
  • Display mit Fernbedienung einschalten und auf HDMI Kanal wechseln
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera mit Fernbedienung ausrichten / Lautstärke anpassen

Leihgeräte (portable Lösung)

  • Notebook/Tablet/PC via USB mit dem Logitech Connect System verbinden
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera ausrichten / Lautstärke anpassen

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Aufnahme von Videokonferenzen

Die Aufnahme einer Videokonferenz erfordert die Einwilligung aller Beteiligten. Stellen Sie vor der Aktivierung der Aufnahme sicher, dass dieses Einverständnis vorliegt.

Wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne die Einwilligung der anderen daran Beteiligten aufnimmt, macht sich macht sich unter Umständen strafbar. Hierbei sind auch die unterschiedlichen Gesetzgebungen in den Ländern der Teilnehmer relevant.

Generelle Empfehlungen

  • Physikalischen Netzwerkanschluss (LAN-Kabel) verwenden
    Verwenden Sie nach Möglichkeit einen kabelgebundenen Netzwerkanschluss anstelle von WLAN. Damit lassen sich Störungen und kurzfristige Aussetzer in der Audio-/Videoübertragung minimieren.
     
  • VPN nur verwenden, wenn zwingend notwendig
    Führen Sie Videokonferenzen wenn möglich nicht über eine VPN Verbindung durch. Videokonferenzen benötigen viel Netzwerkbandbreite, was die VPN Remotezugriffinfratruktur zusätzlich belastet und zu Übertragungsproblemen wie Verzögerungen oder kurzen Ausssetzern führen kann.
     
  • Headset verwenden
    Mit einem Headset ist die Sprachqualität und Geräuschpegelunterdrückung deutlich besser. Eine ungünstige Raumakustik spielt eine weniger starke Rolle und die Wahrscheinlichkeit von Akustikrückkopplungen (Pfeifen, Echo) ist sehr viel geringer.
     
  • Ein Videokonferezteilnehmer pro Raum
    Im Idealfall wählt sich lediglich ein Teilnehmer pro Raum in eine Videokonferenz ein. Befinden sich mehrere Teilnehmer im selben Büro, ist die Verwendung von Headsets und genügend Abstand der Teilnehmer dringend emfohlen. Von der Verwendung der eingebauten Mirkofone/Lautsprecher sollte insbesondere in dieser Situation verzichtet werden, da es ansonsten zu Rückkopplungseffekten (Pfeifen, Echo) kommt.
     
  • Störgeräusche vermeiden
    Führen Sie die Videokonferenz möglichst in einem stillen Raum ohne störende Hintergrundgeräusche (Maschinen-/Verkehrslärm, Grossraumbüro, Kinder, …) durch. Lässt sich dies nicht vermeiden, schalten Sie Ihr Mirkofon stumm, während Sie nicht sprechen und verwenden Sie ein Headset.

Fehlerbehandlung

Stabilität des Internetanschlusses prüfen

Bei Übertragungsproblemen empfehlen wir Ihnen die Stabilität Ihres Internetanschlusses zu überprüfen. Hierzu können Sie folgenden Test verwenden: https://mediatest.ciscospark.com(link is external)

Sollte der Test erhöhte Werte bei TCP/UDP Delays anzeigen, überprüfen Sie ob Sie einen Wireless Repeater/Range Extender einsetzen und schalten Sie diesen nach Möglichkeit ab resp. wählen Sie einen Standort mit besserem Empfang oder näher am Wireless Access Point.

Hinweis: Innerhalb des PSI Netzwerkes/VPN ist es Normalverhalten, dass der «TCP Connectivity» Test fehlschlägt.

Sie können die anderen Teilnehmer nicht hören

  • Prüfen Sie, ob der Lautsprecher eventuell stummgeschaltet ist.
  • Ausgewählten Lautsprecher in der Softwarekonfiguration überprüfen
  • Schreiben Sie den Kollegen den Sie nicht hören an und fragen Sie ihn, ob er sein Mirkofon eingeschaltet hat.

Die Kollegen hören Sie nicht sprechen

  • Prüfen Sie, ob ihr Mirkofon stummgeschaltet ist.
  • Ausgewähltes Mirkofon in der Softwarekonfiguration überprüfen
  • Schreiben Sie den Kollegen der Sie nicht hören an und fragen Sie ihn, ob er seinen Lautsprecher eingeschaltet hat.

Aussetzer in der Audio/Videoübertragung

  • VPN deaktivieren
  • LAN-Anschluss verwenden
  • Kameras soweit möglich deaktivieren
  • Kameraauflösung reduzieren (HD/High Definition -> SD)

Auftreten von Audiorückkopplungen

  • Schalten Sie ihr Mikrofon aus
  • Einige Softwarelösungen zeigen den Ausschlagspegel der Teilnehmer an, was die Lokalisierung der Störungsquelle erleichtert.
  • Bitten Sie die einzelnen Teilnehmer der Reihe nach ihr Mikrofon auszuschalten
  • Ist die Störungsquelle gefunden, kann diese…
    • die Empfindlichkeit ihres Mikrofons reduzieren,
    • die Lautstärke des Lautsprechers reduzieren,
    • ein Headset verwenden,
    • den Raum wechseln (mehrere Teilnehmer pro Raum)

Reservation

Sitzungszimmer

Das Videokonferenz System ist in den Räumen fest installiert. Die Buchung der Sitzungszimmer erfolgt über die Outlook Reservation gemacht werden. Die Reservationen werden nach dem Prinzip «first come first serve» vergeben.

Sitzungszimmer mit Videoconferencing Ausrüstung sind im Outlook mit dem Schlagwort «Videoconferencing» versehen.

Leihgeräte

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Support

Wenn Sie bei folgenden Themen Unterstützung benötigen helfen wir gerne:

  • Unterstützung der Endkunden bei der Organisation einer Videokonferenz
  • Schulung von Vidyo nach Terminabsprache
  • Vorort Service bei Hardware Problemen

Um Supportdienstleistung in Anspruch zu nehmen, melden Sie sich bitte frühzeitig über das Ticket System ServiceNOW oder per Telefon unter 4800.

Supportabgrenzung

Die folgenden Themenbereiche bleiben in jedem Fall im Verantwortungsbereich des Kunden:

  • Die stellvertretende Einladung/Organisation der Videokonferenz für den Kunden
  • Das Durchführen von Testverbindungen mit Sitzungsteilnehmern
  • Die Moderation der Videokonferenz
  • Begleitende Unterstützung während der Videokonferenz
  • Unterstützung ausserhalb der Bürozeiten

Anleitung für Drittsoftware

Für die folgenden Videokonferenz Software sind Kurzanleitungen verfügbar: