Videokonferenz am PSI

Servicestatus

Webex Teams (in Betrieb):

Ab sofort steht Cisco Webex Teams zur Verfügung. Die Applikation wird heute 24.03.2020 automatisch auf alle als Officerechner registrierten Systeme sowie Systeme ausserhalb von PSI (z.B. im Home Office) verteilt. Für alle übrigen Windows Client Systeme finden Sie "Webex Teams" zur Installation im Softwarekiosk (nur am PSI möglich). Die Verteilung startet automatisch und ist abgeschlossen, wenn Sie das Symbol "Webex Teams" auf dem Desktop sehen. Informationen zur Nutzung von WebEx Teams finden Sie auf dieser Seite im Kapitel "Nutzung von Cisco Webex Teams".

Wichtiger Hinweis für Benutzer/Rechner im Homeoffice:

Die Installation kann aufgrund technischer Limitierungen nicht stattfinden, während Sie mit VPN verbunden sind.
Bitte trennen Sie die VPN Verbindung und lassen Sie den Rechner mit dem Internet verbunden für ca. 30min.

Aufruf an die Benutzer:

  • Nutzen Sie den neuen Service in der Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und nehmen Sie sich etwas Zeit um die zugehörige Dokumentation zu lesen und sich mit der neuen Lösung vertraut zu machen.
  • Melden Sie auftretende Probleme an den IT ServiceDesk (http://css.psi.ch/).

Vidyo (abgekündigt):

"Vidyo" wurde abgelöst durch "Cisco Webex Teams" und wird auf Ende 2020 ausser Betrieb genommen.
Uns sind Kapazitätsengpässe mit Vidyo bekannt. Die Fehlermeldung in einer solchen Situation lautet "All lines are busy".

Einleitung

Im Kontext vom stärkeren Umweltbewusstsein der Unternehmen und den sich verändernden Arbeitsformen durch z.B. zunehmendes mobiles Arbeiten nehmen Videokonferenzen einen immer grösseren Stellenwert in der Arbeitswelt ein. Videokonferenzen können z.B. eingesetzt werden, um die Anzahl Dienstreisen zu reduzieren und tragen neben dem Einsparen von Reisekosten auch zu einer Reduktion des CO2-Ausstoss des Unternehmens bei.

Servicebeschreibung

Die Abteilung Informationstechnologie (AIT) betreibt einen Videoconferencing (VC) Service bestehend aus den folgenden Servicekomponenten:

  • Infrastruktur in ausgewählten Sitzungszimmern (sog. «Huddle Rooms»)
  • Videoconferencing Software «Vidyo» (installierbar über den Softwarekiosk)
  • Leihgeräte für temporäre Nutzung in Büros oder Sitzungszimmern
  • Zubehör für die regelmässige Nutzung durch Power Users im Büro
  • Support für die standardisierte Infrastruktur

Infrastruktur in Sitzungszimmern («Huddle Rooms»)

Ausgewählte Sitzungszimmer am PSI sind mit Hardwareinfrastruktur für die Durchführung von Videokonferenzen ausgestattet. Die Infrastruktur besteht aus 65 Zoll Displays und deiner Sound-Bar mit integrierter Kamera/Mikrofon. Die Installation ist auf die Nutzung mit Notebooks/Tablets und einer Videoconferencing Software ausgerichtet. Die Räumlichkeiten sind optimiert für die Übertragung eines lokalen Teilnehmerkreises von bis zu 6 Personen (sog. «Huddle Rooms»). Weitere Merkmale:

  • Zur Nutzung wird ein eigenes Notebook benötigt
  • Sie benötigen ggf. einen Adapter zum Anschluss des Displays (HDMI)
  • Die Videoconferencing Hardware kann mit der Standard VC Software («Vidyo») verwendet werden als auch mit nicht durch die AIT unterstützter Drittsoftware («Bring your own videoconferencing»).

Videoconferencing Software (Vidyo)

Als Standard Desktop Videoconferencing Software wird Vidyo von unserem Partner «Switch» als co-sourced Service bereitgestellt und durch die Abteilung Informationstechnologie (AIT) unterstützt.

Vom Standard abweichende Videoconferencing Software (Skype, WebEx, Adobe, …) kann mit der verfügbaren Hardware verbunden werden, wurde jedoch nicht getestet. Sollten hierbei Störungen auftreten, nehmen Sie Kontakt mit dem Softwarehersteller auf. AIT empfiehlt den Einsatz der Standardlösung «Vidyo».

Leihgeräte (portable Lösung)

Für die gelegentliche Durchführung von Videokonferenzen ausserhalb der ausgerüsteten Sitzungszimmer (z.B. im eigenen Büro/Sitzungszimmer) können portable Lösungen ausgeliehen werden. Die Geräte sind beim IT ServiceDesk sowie den IT Supportzentren West und Ost verfügbar und sind ebenfalls für eine maximale lokale Teilnehmeranzahl von 6 Personen ausgelegt.

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Weiterführende Produktinformationen zu «Logitech Connect» finden Sie unter diesem Link.

Zubehör (portable Lösung)

Für die Durchführung von Videokonferenzen am Arbeitsplatz oder für die häufige Nutzung in Sitzungszimmern, ist folgendes Zubehör mit dem Suchwort "Videokonferenz" im
Lagerkatalog verfügbar:

  • Headset (USB, Bluetooth)
  • Logitech WebCam USB (für Montage an Desktop Bildschirm) 
  • Logitech ConferenceCam Connect (tragbares VC System)
  • Adapter
    • USB-C auf USB A (Tablets)
    • DisplayPort auf HDMI (Notebooks)
    • MiniDisplayPort auf HDMI  (Tablets)

Serviceverfügbarkeit

Servicezeiten

Die Verfügbarkeit der Infrastruktur/Support für diesen Service wird während den folgenden Zeiten gewährleistet:

Montag - Freitag von 8.00 Uhr - 17.00 Uhr (Reaktionszeit: best effort)

Standorte Sitzungszimmer (Huddle Rooms)

Die folgenden Sitzungszimmer am PSI sind mit Videokonferenz Hardware ausgestattet:

  • OHSA/B19
  • OVGA/102
  • WSLA/105
  • WBBA/003

Vor Ort vorhandene Ausstattung/Anschlüsse:

  • 65 Zoll Display
  • Fernbedienung Display
  • Fernbedienung Soundbar (Kamera/Mikrofon/Lautsprecher)
  • HDMI (Anschluss des Displays)
  • USB (Anschluss der Kamera/Mirkofon/Lautsprecher)
  • Netzwerkkabel (Einsatz von WLAN ebenfalls möglich)
  • Displayadapter

Ausstattung zusätzlicher Standorte

Sollten Sie Bedarf nach zusätzlichen Standorten haben, wenden Sie sich via ServiceNOW an den ServiceDesk. Voraussetzungen für die Ausrüstung eines Standortes mit Videoconferencing Infrastruktur sind:

  • Entsprechender Bedarf und Auslastung der bestehenden Standorte
  • Zu 100 % öffentlich buchbares Sitzungszimmer
  • Automatische oder durch ein Sekretariat moderierte Reservation über Outlook
  • Bereitschaft, Reservationen für Videokonferenzen im Konfliktfall zu priorisieren
  • Eignung des Standortes (Grösse, Lichtverhältnissen,…)

Die Videokonferenzinfrastruktur sollen durch alle PSI Mitarbeiter genutzt werden können.  Die zentral unterstützte Infrastruktur wird daher ausschliesslich in ausgewählten öffentlichen Sitzungszimmern bereitgestellt.

Videokonferenz durchführen

Folgende Punkte sollten Sie bei der Durchführung einer Videokonferenz beachten.

Vorbereitungen

  • Termin festlegen
  • Leihnotebook beschaffen, falls kein eigenes Notebook vorhanden
  • Besorgen notwendiger Displayadapter
  • Videoconferencing Software «Vidyo» installieren
  • Einladungen versenden (z.B. per E-Mail)
  • Reservation der Sitzungszimmer (bei Verwendung der Huddle Rooms)
  • Reservation der Leihgeräte (bei Bedarf)
  • Testverbindung durchführen

Sitzungszimmer (Huddle Room)

  • Notebook/Tablet via HDMI Kabel mit dem Display verbinden
  • Videokonferenz Sound Bar über USB A Kabel mit Notebook/Tablet verbinden
  • Display mit Fernbedienung einschalten und auf HDMI Kanal wechseln
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera mit Fernbedienung ausrichten / Lautstärke anpassen

Leihgeräte (portable Lösung)

  • Notebook/Tablet/PC via USB mit dem Logitech Connect System verbinden
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera ausrichten / Lautstärke anpassen

Gesetzliche Rahmenbedingungen

Aufnahme von Videokonferenzen

Die Aufnahme einer Videokonferenz erfordert die Einwilligung aller Beteiligten. Stellen Sie vor der Aktivierung der Aufnahme sicher, dass dieses Einverständnis vorliegt.

Wer als Gesprächsteilnehmer ein nichtöffentliches Gespräch ohne die Einwilligung der anderen daran Beteiligten aufnimmt, macht sich macht sich unter Umständen strafbar. Hierbei sind auch die unterschiedlichen Gesetzgebungen in den Ländern der Teilnehmer relevant.

Generelle Empfehlungen

  • Physikalischen Netzwerkanschluss (LAN-Kabel) verwenden

    Verwenden Sie nach Möglichkeit einen kabelgebundenen Netzwerkanschluss anstelle von WLAN. Damit lassen sich Störungen und kurzfristige Aussetzer in der Audio-/Videoübertragung minimieren.
     
  • VPN nur verwenden, wenn zwingend notwendig

    Führen Sie Videokonferenzen wenn möglich nicht über eine VPN Verbindung durch. Videokonferenzen benötigen viel Netzwerkbandbreite, was die VPN Remotezugriffinfratruktur zusätzlich belastet und zu Übertragungsproblemen wie Verzögerungen oder kurzen Ausssetzern führen kann.
     
  • Headset verwenden

    Mit einem Headset ist die Sprachqualität und Geräuschpegelunterdrückung deutlich besser. Eine ungünstige Raumakustik spielt eine weniger starke Rolle und die Wahrscheinlichkeit von Akustikrückkopplungen (Pfeifen, Echo) ist sehr viel geringer.
     
  • Ein Videokonferezteilnehmer pro Raum

    Im Idealfall wählt sich lediglich ein Teilnehmer pro Raum in eine Videokonferenz ein. Befinden sich mehrere Teilnehmer im selben Büro, ist die Verwendung von Headsets und genügend Abstand der Teilnehmer dringend emfohlen. Von der Verwendung der eingebauten Mirkofone/Lautsprecher sollte insbesondere in dieser Situation verzichtet werden, da es ansonsten zu Rückkopplungseffekten (Pfeifen, Echo) kommt.
     
  • Störgeräusche vermeiden

    Führen Sie die Videokonferenz möglichst in einem stillen Raum ohne störende Hintergrundgeräusche (Maschinen-/Verkehrslärm, Grossraumbüro, Kinder, …) durch. Lässt sich dies nicht vermeiden, schalten Sie Ihr Mirkofon stumm, während Sie nicht sprechen und verwenden Sie ein Headset.

Fehlerbehandlung

Stabilität des Internetanschlusses prüfen

Bei Übertragungsproblemen empfehlen wir Ihnen die Stabilität Ihres Internetanschlusses zu überprüfen. Hierzu können Sie folgenden Test verwenden: https://mediatest.ciscospark.com

Sollte der Test erhöhte Werte bei TCP/UDP Delays anzeigen, überprüfen Sie ob Sie einen Wireless Repeater/Range Extender einsetzen und schalten Sie diesen nach Möglichkeit ab resp. wählen Sie einen Standort mit besserem Empfang oder näher am Wireless Access Point.

Hinweis: Innerhalb des PSI Netzwerkes/VPN ist es Normalverhalten, dass der «TCP Connectivity» Test fehlschlägt.

Sie können die anderen Teilnehmer nicht hören

  • Prüfen Sie, ob der Lautsprecher eventuell stummgeschaltet ist.
  • Ausgewählten Lautsprecher in der Softwarekonfiguration überprüfen
  • Schreiben Sie den Kollegen den Sie nicht hören an und fragen Sie ihn, ob er sein Mirkofon eingeschaltet hat.

Die Kollegen hören Sie nicht sprechen

  • Prüfen Sie, ob ihr Mirkofon stummgeschaltet ist.
  • Ausgewähltes Mirkofon in der Softwarekonfiguration überprüfen
  • Schreiben Sie den Kollegen der Sie nicht hören an und fragen Sie ihn, ob er seinen Lautsprecher eingeschaltet hat.

Aussetzer in der Audio/Videoübertragung

  • VPN deaktivieren
  • LAN-Anschluss verwenden
  • Kameras soweit möglich deaktivieren
  • Kameraauflösung reduzieren (HD/High Definition -> SD)

Auftreten von Audiorückkopplungen

  • Schalten Sie ihr Mikrofon aus
  • Einige Softwarelösungen zeigen den Ausschlagspegel der Teilnehmer an, was die Lokalisierung der Störungsquelle erleichtert.
  • Bitten Sie die einzelnen Teilnehmer der Reihe nach ihr Mikrofon auszuschalten
  • Ist die Störungsquelle gefunden, kann diese…
    • die Empfindlichkeit ihres Mikrofons reduzieren,
    • die Lautstärke des Lautsprechers reduzieren,
    • ein Headset verwenden,
    • den Raum wechseln (mehrere Teilnehmer pro Raum)

Reservation

Sitzungszimmer

Das Videokonferenz System ist in den Räumen fest installiert. Die Buchung der Sitzungszimmer erfolgt über die Outlook Reservation gemacht werden. Die Reservationen werden nach dem Prinzip «first come first serve» vergeben.

Sitzungszimmer mit Videoconferencing Ausrüstung sind im Outlook mit dem Schlagwort «Videoconferencing» versehen.

Leihgeräte

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Support

Wenn Sie bei folgenden Themen Unterstützung benötigen helfen wir gerne:

  • Unterstützung der Endkunden bei der Organisation einer Videokonferenz
  • Schulung von Vidyo nach Terminabsprache
  • Vorort Service bei Hardware Problemen

Um Supportdienstleistung in Anspruch zu nehmen, melden Sie sich bitte frühzeitig über das Ticket System ServiceNOW oder per Telefon unter 4800.

Supportabgrenzung

Die folgenden Themenbereiche bleiben in jedem Fall im Verantwortungsbereich des Kunden:

  • Die stellvertretende Einladung/Organisation der Videokonferenz für den Kunden
  • Das Durchführen von Testverbindungen mit Sitzungsteilnehmern
  • Die Moderation der Videokonferenz
  • Begleitende Unterstützung während der Videokonferenz
  • Unterstützung ausserhalb der Bürozeiten

Verwendung von "Cisco Webex Teams"

Kurzbeschreibung

Cisco WebEx Teams ist die Standardlösung am PSI für die interaktive Zusammenarbeit (Collaboration), Audio-/Videoconferencing und digitale Telefonie. Die Software löst den Vidyo Service am PSI ab, welche per Ende 2020 eingestellt wird.

Die Anmeldung am Service erfolgt mit den PSI Logindaten via SWITCHaai. Eine Erstregistration ist nicht erforderlich.

Zusätzliche Teilnehmer können über einen automatisch generierten E-Mail-Link eingeladen werden.

Features

"Cisco Webex Teams" unterstützt folgende Funktionen:

  • Messaging & Phone-/Video Conferencing
  • Möglichkeiten zum Dateisharing/-transfer
  • Präsenzinformationen (Status, Do not disturb)
  • Outlook/Exchange Kalenderintegration
  • mehrsprachige Benutzeroberfläche (gleiche Sprache wie Windows)
  • Innerhalb der Konferenzen
    • Application-/Screen Sharing
    • Whiteboard
    • Session Recording
    • Chat

Installation & Anmeldung

Die Software kann folgendermassen installiert/verwendet werden:

Windows

"Cisco Webex Teams" kann unter Windows lokal installiert oder aus dem Browser (WebRTC Client) verwendet werden.

Standardsysteme

Auf Officerechnern und -Notebooks ist «Webex Teams» automatisch vorinstalliert und wird beim Systemstart/Anmelden gestartet.

  • Installation von «Cisco Webex Teams» über den Softwarekiosk
  • Starten mit Desktopverknüpfung «Webex Teams»


Anmeldung mit der PSI Mailadresse


«Kerberos Authentication» aktivieren -> «Autologin»

Privatrechner
  • Download von «Webex Teams» von www.webex.com/downloads
  • Starten mit Desktopverknüpfung «Webex Teams»
  • Anmeldung mit der PSI Mailadresse
  • PSI Benutzernamen/Kennwort eingeben
Webzugriff

Alternativ kann auch «Webex Teams» auch aus dem Browser verwendet werden:
https://teams.webex.com/signin

Unterstützte Browser:

  • Chrome 65 (oder neuer) -> empfohlener Browser
  • Firefox 48 (oder neuer)
  • Edge (nicht verfügbar am PSI)
  • Internet Explorer 10 (oder neuer, Einschränkungen!)

Für die Nutzung des Webclients wird dringend zur Verwendung von Google Chrome geraten.

Eine vollständige Liste der unterstützten Funktionen im jeweiligen Browser befindet sich unter https://help.webex.com/en-us/9ehuwu/.

Linux

"Cisco Webex Teams" kann unter Linux ausschliesslich aus dem Browser (WebRTC Client) verwendet werden.

  • Browser starten
  • URL https://teams.webex.com/signin aufrufen
  • Anmeldung mit der PSI Mailadresse
  • PSI Benutzernamen/Kennwort eingeben
  • Unterstützte Browser:

  • Chromium
  • Chrome 65 (oder neuer) -> empfohlener Browser
  • Firefox 48 (oder neuer)

Eine vollständige Liste der unterstützten Funktionen im jeweiligen Browser befindet sich unter https://help.webex.com/en-us/9ehuwu/.

Mac

"Cisco Webex Teams" kann unter MacOS lokal installiert oder aus dem Browser (WebRTC Client) verwendet werden.

Installation der App
  • Download von «Webex Teams» für macOS von www.webex.com/downloads
  • «Webex Teams» aus den Applikationen staren
  • Anmeldung mit der PSI Mailadresse
  • PSI Benutzernamen/Kennwort eingeben
Webzugriff

Alternativ kann auch «Webex Teams» auch aus dem Browser verwendet werden:
https://teams.webex.com/signin

Unterstützte Browser:

  • Chrome 65 (oder neuer) -> empfohlener Browser
  • Firefox 48 (oder neuer)
  • Safari 11 (oder neuer, Einschränkungen!)

Eine vollständige Liste der unterstützten Funktionen im jeweiligen Browser befindet sich unter https://help.webex.com/en-us/9ehuwu/.

Smartphone/Tablet

  • Download des Apps «Cisco Webex Teams» (Android/iOS)
  • Anmeldung mit der PSI Mailadresse
  • PSI Benutzernamen/Kennwort eingeben

Erste Schritte

Interaktive Hilfe/virtuelle Tour

Sie haben die Möglichkeit beim ersten Start eine virtuelle Tour durchzuführen, mit welcher Sie durch die Grundfunktionen der Software geführt werden. Wählen Sie hierzu Umschauen an.

Weiterführende themenspezifische Hilfe finden Sie über den Punkt Hilfe unten links, mit welcher Sie sich durch folgende Funktionen interaktiv durchführen lassen können:

  • Rundtour durch Webex Teams
  • Personen kontaktieren
  • Einen Space anlegen
  • Meetings erstellen

Kurzanleitung

Eine Kurzanleitung finden Sie unter folgendem Link:

https://help.webex.com/en-us/5wctm5/

Lernvideos

Softwareeinstellungen

Bevor Sie erste Konferenzen durchführen, sollten Sie einige Einstellungen in der Software konfigurieren.

Konfiguration von Kamera/Mirkofon/Lautsprecher

Profil anwählen > Einstellungen
 

Wählen Sie die bevorzugten Geräte aus (im Beispiel ein Bose Headset).

Tipp: Wenn Sie als Klingelton Gerät den internen Lautsprecher wählen, hören Sie den Anruf unabhängig davon, ob Sie das Headset im Moment gerade tragen oder nicht.

Hinweis:

Achten Sie darauf, dass Ihr bevorzugtes Gerät nicht stumm geschaltet ist. Sie können den Status für die unterschiedlichen Wiedergabegeräte in der System Tray kontrollieren.

Wählen Sie die zu verwendende Kamera aus, in diesem Fall ist es die Kamera vom Notebook.

Tipp: Wenn Sie öfters Videokonferenzen vom Arbeitsplatz durchfürhen und einen Notebook in der Dockingstation verwenden, können Sie eine am Bildschirm montierte Zusatzkamera verwenden (Artikel 25.730.0010, erhältlich am Zentrallager).

Weitere Einstellungen

  • Sie können den Signalton für eingehende Nachrichten deaktivieren:
    Settings\Notification\Play Sounds for: Messages -> off
     
  • Personen können Sie als Favoriten definieren und in einem eigenen Bereich zu Beginn der Kontaktliste anzeigen.
    Aktivieren Sie hierzu die Einstellung
    Filter by -> Show Favorites on top
     
  • Spaces und Personen können Sie zur verbesserten Übersicht getrennt anzeigen.
    Aktivieren Sie hierzu die Einstellung Filter by -> Separate People and Spaces

Funktionsübersicht

Verwendung von Spaces/Teams

In Cisco Webex sind die Inhalte anhand von sog. Spaces und Teams organisiert. Eine Übersicht, welche Funktionen Sie für welchen Zweck verwenden können, finden Sie unter folgendem Link:
https://help.webex.com/de-de/4eawbp/

Mögliche Verwendungszwecke:

  • Team: Organisationseinheit oder Kostenstelle (Mitarbeiter als Mitglieder hinzufügen)
  • Space: Projekt / Service / Thema (ggf. Matrixorganisation oder inkl. externen Personen)

Zum Anlegen von Spaces / Teams verwenden Sie das «+» Symbol.

Kontextinhalte

Innerhalb eines Spaces haben Zugriff auf den dazugehörenden Inhalt wie:

  • Nachrichten
  • Personen
  • Inhalte (Dateien, Whiteboards, Links)
  • Geplante Meetings

Kontaktverwaltung

Kontakte hinzufügen

Über das Suchfenster können Sie PSI Kontakte hinzufügen.
 

Es kann einige Sekunden dauern, bis Ihnen der Kontakt angezeigt wird.

Favoriten definieren

Rechtsklick auf die Person -> zu Favoriten hinzufügen

Anschliessend sehen Sie diese Personen in einem separaten Bereich zu Beginn Ihrer Kontaktliste:

Telefon-/Videokonferenzen durchführen

Spontaner Direktanruf

Um eine einzelne Person anzurufen, fügen Sie die Person als Kontakt hinzu und wählen Sie diese im Space aus. Sie können die Person anrufen, indem Sie:

  • das Kontextmenü call öffnen
  • das Anrufsymbol verwenden

Hinweis: Die Anruffunktion über das Telefonsymbol ist derzeit noch nicht implementiert.

Spontanes Meeting mit mehreren Personen

  • Space erstellen
  • Personen zu Space hinzufügen (interne oder externe)
  • Anruf Starten (Rechtsklick -> Call)

Ein Meeting planen

Öffnen Sie Outlook und erstellen Sie einen Termin. Tragen Sie als Ort @webex ein wie im Beispiel. Sie können auch Personen einladen, die nicht am PSI arbeiten. Diese erhalten dann einen Einladung per Mail.
 

Die Teilnehmer erhalten die Einlaung per E-Mail zugestellt und können diese akzeptieren. Um der Videokonferenz beizutreten, wählen die Teilnehmer den «Beitreten» Link in der Einladung an.
 

Während der Konferenz

Bildschirm oder Applikation teilen

Während einer Videokonferenz können Sie einzelne geöffnete Programme oder den ganzen Bildschirm teilen.


Wählen Sie den Bildschirm oder die zu teilende Applikation aus der Liste aus.


Das Teilen beenden Sie mit «Stoppen».

Zusätzliche Teilnehmer hinzufügen

Während dem Meeting können Sie spontan zusätzliche Personen beiziehen. Wählen Sie hierzu ... und Add Guest.

Nachrichten und Dateien senden

Nachrichten können Sie an eine einzelne Person oder an einen Space ("Gruppenchat") senden:


Dateien können Sie ebenfalls an hinzugefügte Personen oder an einen Space versenden:

Bekannte Probleme / Fehlermeldungen

Eine Liste bekannter Probleme und häufig gestellte Fragen finden Sie unter folgenden Link:

Verwendung von "Vidyo"

Kurzbeschreibung

Als Standard Desktop Videoconferencing Software wird Vidyo von unserem Partner «Switch» als co-sourced Service bereitgestellt und durch die Abteilung Informationstechnologie (AIT) unterstützt.

Die Anmeldung am Service erfolgt mit den PSI Logindaten via SWITCHaai und erfordert eine Erstregistration am Service. Nach der Erstregistration erhalten die Benutzer ihren persönlichen virtuellen Raum, in welchem Sie Videokonferenzen durchführen können.

Zusätzliche Teilnehmer können über einen automatisch generierten E-Mail-Link eingeladen werden.

Features

Die Vidyo Software unterstützt folgende Funktionen:

  • Teilnahmemöglichkeit via Telefon (DialIn)
  • Unterstützung von SmartPhones/Tablets (App)
  • Chatfunktion
  • Notizenfunktion
  • Whiteboard
  • Applikationen teilen

 

Installation

Die Software kann folgendermassen installiert/verwendet werden:

  • Windows:
    • Installation von «Vidyo» über Softwarekiosk (Anleitung)
    • Anmeldung mit den PSI Logindaten (AAI)
    • Bitte verwenden Sie nicht die auf der Switch Vidyoportal URL bereitgestellte Software.
       
  • Linux/Mac Systeme:
  • SmartPhone/Tablets:
    • Download des Apps «Vidyo Connect» aus dem AppStore
    • Portaladresse: videoconf.switch.ch
    • Anmeldung mit den PSI Logindaten (AAI)

Funktionsübersicht

Hier die wichtigsten Funktionen innerhalb der Software VidyoConnect

 

1. Geräteeinstellungen

Hier können Sie die zu verwendenden Geräte wie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher auswählen.


2. Betreten Ihres virtuellen Raumes

Wenn Sie Ihren Raum betreten haben, finden Sie hier Ihre eingeladene Partner.

3. Freigabe des Virtuellen Raums

Wichtig ist, dass Ihr Raum entsperrt ist, sonst können die eingeladenen Personen Ihren virtuellen Raum nicht betreten.


4. Zugriffscode für Ihren virtuellen Raum hinzufügen/ändern.

Beim Besprechen vertraulicher Themen empfehlen wir für die Teilnahme einen Raumcode zu definieren. Bitte denken Sie daran, für direkt im Anschluss stattfindende Videokonferenzen ggf. einen anderen Code zu verwenden und diesen bereits in der Einladung den Teilnehmern per Outlook mitzuteilen.
 

5. Einladungen werden von Outlook geöffnet

So können Sie Ihre Teilnehmer über Outlook einladen.

Eine Videokonferenz durchführen (Schritt für Schritt)

Mit folgenden Schritten können Sie eine Videokonferenz mit einer oder mehreren Personen durchführen:

Während der Videokonferenz

Während der Konferenz haben Sie folgende Möglichkeiten

Wichtige Moderationsfunktionen

  • Mikrofon eines Teilnehmers auf stumm schalten (z.B. bei Rückkopplungseffekten)

Fehlerbehebung (FAQ)

Im ServiceNow: http://i.psi.ch/ymTaQ

Nach der Videokonferenz

Sperren Sie nach Abschluss der Videokonferenz den Raum.

Sollten Sie direkt im Anschluss eine weitere Videokonferenz durchführen ist es empfohlen den Zugangscode zum Raum zu ändern.

Weiterführende Dokumentation

Weiterführende Informationen zur Verwendung der Software finden Sie unter folgendem Link:
https://help.switch.ch/videoconf/(link is external)

 

Anleitung für Drittsoftware

Für die folgenden Videokonferenz Software sind Kurzanleitungen verfügbar: