Videokonferenz am PSI

Einleitung

Im Kontext vom stärkeren Umweltbewusstsein der Unternehmen und den sich verändernden Arbeitsformen durch z.B. zunehmendes mobiles Arbeiten nehmen Videokonferenzen einen immer grösseren Stellenwert in der Arbeitswelt ein. Videokonferenzen können z.B. eingesetzt werden, um die Anzahl Dienstreisen zu reduzieren und tragen neben dem Einsparen von Reisekosten auch zu einer Reduktion des CO2-Ausstoss des Unternehmens bei.

Servicebeschreibung

Die Abteilung Informationstechnologie (AIT) betreibt einen Videoconferencing (VC) Service bestehend aus den folgenden Servicekomponenten:

  • Infrastruktur in ausgewählten Sitzungszimmern (sog. «Huddle Rooms»)
  • Videoconferencing Software «Vidyo» (installierbar über den Softwarekiosk)
  • Leihgeräte für temporäre Nutzung in Büros oder Sitzungszimmern
  • Zubehör für die regelmässige Nutzung durch Power Users im Büro
  • Support für die standardisierte Infrastruktur

Infrastruktur in Sitzungszimmern («Huddle Rooms»)

Ausgewählte Sitzungszimmer am PSI sind mit Hardwareinfrastruktur für die Durchführung von Videokonferenzen ausgestattet. Die Infrastruktur besteht aus 65 Zoll Displays und deiner Sound-Bar mit integrierter Kamera/Mikrofon. Die Installation ist auf die Nutzung mit Notebooks/Tablets und einer Videoconferencing Software ausgerichtet. Die Räumlichkeiten sind optimiert für die Übertragung eines lokalen Teilnehmerkreises von bis zu 6 Personen (sog. «Huddle Rooms»). Weitere Merkmale:

  • Zur Nutzung wird ein eigenes Notebook benötigt
  • Sie benötigen ggf. einen Adapter zum Anschluss des Displays (HDMI)
  • Die Videoconferencing Hardware kann mit der Standard VC Software («Vidyo») verwendet werden als auch mit nicht durch die AIT unterstützter Drittsoftware («Bring your own videoconferencing»).

Videoconferencing Software (Vidyo)

Als Standard Desktop Videoconferencing Software wird Vidyo von unserem Partner «Switch» als co-sourced Service bereitgestellt und durch die Abteilung Informationstechnologie (AIT) unterstützt.

Vom Standard abweichende Videoconferencing Software (Skype, WebEx, Adobe, …) kann mit der verfügbaren Hardware verbunden werden, wurde jedoch nicht getestet. Sollten hierbei Störungen auftreten, nehmen Sie Kontakt mit dem Softwarehersteller auf. AIT empfiehlt den Einsatz der Standardlösung «Vidyo».

Leihgeräte (portable Lösung)

Für die gelegentliche Durchführung von Videokonferenzen ausserhalb der ausgerüsteten Sitzungszimmer (z.B. im eigenen Büro/Sitzungszimmer) können portable Lösungen ausgeliehen werden. Die Geräte sind beim IT ServiceDesk sowie den IT Supportzentren West und Ost verfügbar und sind ebenfalls für eine maximale lokale Teilnehmeranzahl von 6 Personen ausgelegt.

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Weiterführende Produktinformationen zu «Logitech Connect» finden Sie unter diesem Link.

Zubehör (portable Lösung)

Für die Durchführung von Videokonferenzen am Arbeitsplatz oder für die häufige Nutzung in Sitzungszimmern, ist folgendes Zubehör mit dem Suchwort "Videokonferenz" im
Lagerkatalog verfügbar:

  • Headset (USB, Bluetooth)
  • Logitech WebCam USB (für Montage an Desktop Bildschirm) 
  • Logitech ConferenceCam Connect (tragbares VC System)
  • Adapter
    • USB-C auf USB A (Tablets)
    • DisplayPort auf HDMI (Notebooks)
    • MiniDisplayPort auf HDMI  (Tablets)

Serviceverfügbarkeit

Servicezeiten

Die Verfügbarkeit der Infrastruktur/Support für diesen Service wird während den folgenden Zeiten gewährleistet:

Montag - Freitag von 8.00 Uhr - 17.00 Uhr (Reaktionszeit: best effort)

Standorte Sitzungszimmer (Huddle Rooms)

Die folgenden Sitzungszimmer am PSI sind mit Videokonferenz Hardware ausgestattet:

  • OHSA/B19
  • OVGA/102
  • WSLA/105
  • WBBA/003

Vor Ort vorhandene Ausstattung/Anschlüsse:

  • 65 Zoll Display
  • Fernbedienung Display
  • Fernbedienung Soundbar (Kamera/Mikrofon/Lautsprecher)
  • HDMI (Anschluss des Displays)
  • USB (Anschluss der Kamera/Mirkofon/Lautsprecher)
  • Netzwerkkabel (Einsatz von WLAN ebenfalls möglich)
  • Displayadapter

Ausstattung zusätzlicher Standorte

Sollten Sie Bedarf nach zusätzlichen Standorten haben, wenden Sie sich via ServiceNOW an den ServiceDesk. Voraussetzungen für die Ausrüstung eines Standortes mit Videoconferencing Infrastruktur sind:

  • Entsprechender Bedarf und Auslastung der bestehenden Standorte
  • Zu 100 % öffentlich buchbares Sitzungszimmer
  • Automatische oder durch ein Sekretariat moderierte Reservation über Outlook
  • Bereitschaft, Reservationen für Videokonferenzen im Konfliktfall zu priorisieren
  • Eignung des Standortes (Grösse, Lichtverhältnissen,…)

Die Videokonferenzinfrastruktur sollen durch alle PSI Mitarbeiter genutzt werden können.  Die zentral unterstützte Infrastruktur wird daher ausschliesslich in ausgewählten öffentlichen Sitzungszimmern bereitgestellt.

Videokonferenz durchführen

Folgende Punkte sollten Sie bei der Durchführung einer Videokonferenz beachten.

Vorbereitungen

  • Termin festlegen
  • Leihnotebook beschaffen, falls kein eigenes Notebook vorhanden
  • Besorgen notwendiger Displayadapter
  • Videoconferencing Software «Vidyo» installieren
  • Einladungen versenden (z.B. per E-Mail)
  • Reservation der Sitzungszimmer (bei Verwendung der Huddle Rooms)
  • Reservation der Leihgeräte (bei Bedarf)
  • Testverbindung durchführen

Sitzungszimmer (Huddle Room)

  • Notebook/Tablet via HDMI Kabel mit dem Display verbinden
  • Videokonferenz Sound Bar über USB A Kabel mit Notebook/Tablet verbinden
  • Display mit Fernbedienung einschalten und auf HDMI Kanal wechseln
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera mit Fernbedienung ausrichten / Lautstärke anpassen

Leihgeräte (portable Lösung)

  • Notebook/Tablet/PC via USB mit dem Logitech Connect System verbinden
  • Kamera/Mikrofon in Vidyo oder Drittsoftware als Quelle auswählen
  • Kamera ausrichten / Lautstärke anpassen

Reservation

Sitzungszimmer

Das Videokonferenz System ist in den Räumen fest installiert. Die Buchung der Sitzungszimmer erfolgt über die Outlook Reservation gemacht werden. Die Reservationen werden nach dem Prinzip «first come first serve» vergeben.

Sitzungszimmer mit Videoconferencing Ausrüstung sind im Outlook mit dem Schlagwort «Videoconferencing» versehen.

Leihgeräte

Um eine portable Lösung auszuleihen, erstellen Sie eine Supportanfrage im ServiceNOW. Wir kontaktieren Sie, sobald das Gerät abholbereit ist.

Support

Wenn Sie bei folgenden Themen Unterstützung benötigen helfen wir gerne:

  • Unterstützung der Endkunden bei der Organisation einer Videokonferenz
  • Schulung von Vidyo nach Terminabsprache
  • Vorort Service bei Hardware Problemen

Um Supportdienstleistung in Anspruch zu nehmen, melden Sie sich bitte frühzeitig über das Ticket System ServiceNOW oder per Telefon unter 4800.

Supportabgrenzung

Die folgenden Themenbereiche bleiben in jedem Fall im Verantwortungsbereich des Kunden:

  • Die stellvertretende Einladung/Organisation der Videokonferenz für den Kunden
  • Das Durchführen von Testverbindungen mit Sitzungsteilnehmern
  • Die Moderation der Videokonferenz
  • Begleitende Unterstützung während der Videokonferenz
  • Unterstützung ausserhalb der Bürozeiten

Videoconferencing Software (Vidyo)

Kurzbeschreibung

Als Standard Desktop Videoconferencing Software wird Vidyo von unserem Partner «Switch» als co-sourced Service bereitgestellt und durch die Abteilung Informationstechnologie (AIT) unterstützt.

Die Anmeldung am Service erfolgt mit den PSI Logindaten via SWITCHaai und erfordert eine Erstregistration am Service. Nach der Erstregistration erhalten die Benutzer ihren persönlichen virtuellen Raum, in welchem Sie Videokonferenzen durchführen können.

Zusätzliche Teilnehmer können über einen automatisch generierten E-Mail-Link eingeladen werden.

Features

Die Vidyo Software unterstützt folgende Funktionen:

  • Teilnahmemöglichkeit via Telefon (DialIn)
  • Unterstützung von SmartPhones/Tablets (App)
  • Chatfunktion
  • Notizenfunktion
  • Whiteboard
  • Applikationen teilen

 

Installation

Die Software kann folgendermassen installiert/verwendet werden:

  • Windows:
    • Installation von «Vidyo» über Softwarekiosk (Anleitung)
    • Anmeldung mit den PSI Logindaten (AAI)
    • Bitte verwenden Sie nicht die auf der Switch Vidyoportal URL bereitgestellte Software.
       
  • Linux/Mac Systeme:
  • SmartPhone/Tablets:
    • Download des Apps «Vidyo Connect» aus dem AppStore
    • Portaladresse: videoconf.switch.ch
    • Anmeldung mit den PSI Logindaten (AAI)

Funktionsübersicht

Hier die wichtigsten Funktionen innerhalb der Software VidyoConnect

 

1. Geräteeinstellungen

Hier können Sie die zu verwendenden Geräte wie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher auswählen.


2. Betreten Ihres virtuellen Raumes

Wenn Sie Ihren Raum betreten haben, finden Sie hier Ihre eingeladene Partner.

3. Freigabe des Virtuellen Raums

Wichtig ist, dass Ihr Raum entsperrt ist, sonst können die eingeladenen Personen Ihren virtuellen Raum nicht betreten.


4. Zugriffscode für Ihren virtuellen Raum hinzufügen/ändern.

Beim Besprechen vertraulicher Themen empfehlen wir für die Teilnahme einen Raumcode zu definieren. Bitte denken Sie daran, für direkt im Anschluss stattfindende Videokonferenzen ggf. einen anderen Code zu verwenden und diesen bereits in der Einladung den Teilnehmern per Outlook mitzuteilen.
 

5. Einladungen werden von Outlook geöffnet

So können Sie Ihre Teilnehmer über Outlook einladen.


Eine Videokonferenz durchführen (Schritt für Schritt)

Mit folgenden Schritten können Sie eine Videokonferenz mit einer oder mehreren Personen durchführen:

Während der Videokonferenz

Während der Konferenz haben Sie folgende Möglichkeiten

Wichtige Moderationsfunktionen

  • Mikrofon eines Teilnehmers auf stumm schalten (z.B. bei Rückkopplungseffekten)

Fehlerbehebung (FAQ)

Im ServiceNow: http://i.psi.ch/ymTaQ

 

Nach der Videokonferenz

Sperren Sie nach Abschluss der Videokonferenz den Raum.

Sollten Sie direkt im Anschluss eine weitere Videokonferenz durchführen ist es empfohlen den Zugangscode zum Raum zu ändern.

Weiterführende Dokumentation

Weiterführende Informationen zur Verwendung der Software finden Sie unter folgendem Link:
https://help.switch.ch/videoconf/(link is external)